تستطيع انشاء قاعدة بيانات لتخزين معلومات التعداد السكاني مثلا ومن ثم مقارنتها مع نتائج التعداد لسنوات ماضية ومعرفة التغير السكاني في المدن.

[list][*]

أبدأ مايكروسوفت أكسس 2000. (ابدأ - البرامج - MSAccess 2000)

[*]

من صندوق الحوار الذي يظهر لك اختر قاعدة بيانات خالية Blank Access database ومن ثم اضغط ok.

[*]

في نافذة أختيار موقع الملف الجديد أختر الدليل الذي تريد حفظ الملف فيه.

[*]

اضغط الزر أنشاء create.

[/list]

الخطوة الأولى التي تقوم بها هي أضافة جداول جديدة. تستخدم الجداول لحفظ جميع البيانات التي في قاعدة بياناتك. كل صف في الجدول يمثل سجل وكل سجل مقسم الى حقول. مثال ذلك بالنسبة لمشروع التعداد السكاني فإن كل سجل يمثل معلومات منزل معين وأحد الحقول في هذا الجدول قد يمثل عدد سكان المنزل.

هناك طريقتان لإستعراض الجداول وهي : على هيئة صفحة بيانات (Datasheet view) او وضع التصميم (Design view). عندما تضغط مرتين على الجدول في مايكروسوفت أكسس 2000 يتم عرض الجدول في وضع صفحة البيانات. يتم استخدام صفحة البيانات عندما تريد ادخال أو تعديل أو حذف بيانات من الجدول ، تستطيع أيضا تغيير طريقة عرض الحقول وترتيبها.

[list][*]

وضع استعراض البيانات

[*]

وضع التصميم

[/list]

سوف تجد ثلاث طرق لإنشاء الجداول:

[list][*]

انشاء بواسطة وضع التصميم.

[*]

انشاء بواسطة wizard.

[*]

انشاء بواسطة ادخال البيانات.

من الأفضل استخدام wizard اذا كنت لست خبيرا في مايكروسوفت أكسس 2000 بعد لإنشاء جداولك. يساعدك ال wizard لتنظيم معلوماتك بواسطة اعطائك عينات لأسماء حقول بحيث تضيفها الى جدولك وكذلك يقوم بتعيين مفتاح أساسي لكل سجل. ولإنشاء جدول بهذه الطريقة أتبع الخطوات التالية:

[/list][list][*]

في مربع الكائنات الخاص بقاعدة بياناتك اضغط على جداول (Tables).

[*]

اضغط مرتين على Create table by using wizard. سيفتح لك مربع حوار الخاص بذلك.

[*]

أضغط على قائمة Sample Tables واخيتر اي من الجداول الموجودة ثم استعرض الحقول الموجودة في القائمة الأخرى والمسماة قائمة الحقول Sample Fields.

[*]

عندما تجد حقل مناسب لقاعدة بياناتك اضغط عليه مره واحدة ومن ثم اضغط الزر الذي يحتوي على علامة > لكي تضيف الخقل الى قائمة الحقول لديك في الجدول.

[*]

اذا أضفت حقل بالخطأالى قائمة الحقول في جدولك فاضغط عليه بالماوس مرة واحدة ومن ثم اضغك الزر المكتوب عليه < لكي يتم الغاءة من القائمة.

[*]

عندما تنتهي من هذه العملية اضغط زر التالي (Next).

[*]

سيضيف لك ال wizard اسما تلقائيا للجدول، يمكنك تغييرة الى الإسم الذي تريد.

[*]

تأكد ان مربع الخيار الذي يمكن ال wizard من انشاء مفتاح أساسي قد أختيروبعد ذلك اضغط التالي.

[*]

اضغط الزر أنهاء Finish.

[/list]

قبل عملية ادخال البيانات في الجدول يجب أن تعرف كيف يمكنك التنقل داخل الجدول. يمكنك التنقل في الجدول بواسطة المفاتيح TAB او مفاتيح الأسهم او مفاتيح HOME, END, PAGE UP, PAGE DOWN.

<LI>

التحرك داخل السجل
1 لاختيار أي حقل .. أضغط عليه بالماوس
2 لتتحريك الى حقل الى اليمين اضغط مفتاح الجدولة TAB.
3 لتتحرك لحقل الى اليسار أضغط Shift+TAB.
4 للتحرك الى أول حقل في السجل الحالي أضغط HOME.
5 للتحرك الى أخر حقل في السجل الحالي اضغط END.

<LI>

التحرك من سجل لآخر
1 للتحرك للسجل التالي اضغط زر السهم المتجه لليمين بجانب كلمة Record.
2 للتحرك للسجل التالي اضغط زر السهم المتجه لليسار بجانب كلمة Record.
3 للتحرك لأول سجل أو أخر سجل أضغط زر السهم للسجل الأول أو الأخير الموجود بجانب كلمة Record.
4 للتحرك صفحة واحدة للأسفل اضغط PAGE DOWN.
5 للتحرك صفحة واحدة للأعلى اضغط PAGE UP.

اذا أردت اضافة حقول جديدة على الجدول أو تعديل حقول موجودة او حذفها فإنك ستحتاج الى فتح الجدول في وضع التصميم. ويتم ذلك عن طريق أختيار الجدول من اللوحة الرئيسية ومن ثم الضغط على زر تصميم (Design) أو اذا كان الجدول مفتوح فيمكنك ضغط ايقونة تصميم في الجزء الأيسر العلوي من الشاشة.

1 افتح الجدول في وضع التصميم
2 أضغط على أول صف فارغ في عمود أسم الحقل (Field Name).
3 أكتب أسم الحقل. أضغط زر السهم السفلي للإنتقال الى السطر الثاني لإذا كنت تريد حقل أخر.
4 اذا أردت نقل أحد الحقول الى مكان أخر قيمكنك الضغط على الحقل لإختيارة ثم سحبة الى المكان الجديد.
5 بعد الإنتهاء من الإضافة أحفظ الجدول ثم أغلقه.

ولكي تحذف حقل من الجدول أضغط على المربع الأيسر في الصف الذي يوجد به هذا الحقل ثم اضغط على مفتاح Delete.

1 افتح الجدول في وضع التصميم
2 أختر الصف الذي يحتوي على الحقل المراد تغييره بالضغط عليه.
3 أكتب اسم الحقل في مربع الإسم في جدول الخصائص في الأسفل
4 أحفظ وأغلق الجدول.


بوجود خاصية التصحيح التلقائي فإن اسم الحقل يتم تغييره في جميع التقارير والإستعلامات والنماذج التي تأخذ معلوماتها من هذا الجدول.

1 افتح الجدول في وضع التصميم.
2 اضغط بالماوس على عمود نوعية بيانات الحقل (data type) للصف الذي تريد تغيير نوعية الحقل له.
3 اضغط على سهم القائمة المنسدلة لكي يظهر لك أنواع البيانات الممكنة للحقل.

4 اختر نوعية الحقل من القائمة المنسدلة.
5 أحفظ أغلق الجدول.

يتم تعيين عدد من الخصائص لكل حقل في الجدول وهذه الخصائص تحدد حجم الحقل وكيف يظهر و اسمه الذي يستخدم من خلال الكود بالإضافة الى أشياء أخرى. يتم تعديلها عن طريق فتح الجدول في وضع التصميم كالتالي:
1 افتح الجدول في وضع التصميم.
2 أختر الحقل المراد تغيير خصائصة.
3 أضغط على زر الجدولة العام في الخصائص في أسفل الشاشة (General Tab).
4 أضغط الخاصية التي تريد تغييرها واكتب التغيير المناسب كالتالي

[list][*]

أكتب رقم في خاصية حجم الحقل لتحديد اكبر عدد من الحروف يمكن كتابنه في ذلك الحقل.

[*]

أختر نعم أو لا في الخاصية Field Required لتحديد ما أذا كانت البيانات يجب أن تدخل لهذا الحقل في كل سجل.

[*]

اكتب عنوان الحقل في خاصية Caption والذي يظهر في الجداول في وضع العرض.

[/list]

5 بعد التعديل في الخصائص ، أحفظ وأغلق الجدول.

[list][*]

افتح الجدول في وضع جدول بيانات Datasheet view. أضغط زر الجدولة Tab للإنتقال من حقل المفتاح الساسي الى الحقل التالي لأنه لا يمكنك اضافة بيانات الى الحقل الأساسي حيث أن مايكروسوفت أكسس 2000 يقوم بذلك تلقائيا.

[*]

اكتب البيانات الذي تريد للحقل، في هذه الأثناء سيضع مايكروسوفت أكسس تلقائيا رقم لهذا الحقل وسيضيف حقلا أخر جديدا للجدول.

[*]

اضغط زر الجدولة للتحول الى الحقل التالي واكتب البيانات المطلوبة لذلك الحقل. وبإمكانك ترك بعض الحقول خالية الا اذا كان من خصائص ذلك الحقل انه مطلوب.

[*]

عندما تصل الى اخر حقل اضغط زر الجدولة Tab وسوف ينتقل الى الحقل التالي.

[*]

أذا انتهيت من اضافة البيانات أغلق الجدول.

[/list]

قد تحتاج الى حذف بعض السجلات لعدم حاجتك لها وطريقة ذلك سهلة جدا: لحذف سجل كاملا تأكد انك في وضع جدول البيانات Datasheet View ومن ثم اضغط على الزر المربع في يمين السجل لكي يختار لك كامل السجل ومن ثم اضغط على مفتاح Delete في لوحة المفاتيح.

[list][*]

لحذف حقل كامل من الجدول اذهب الى وضع التصميم و اختر الحقل ثم اضغط Delete.

[/list]

يعرض مايكروسوفت أكسس البيانات مرتبة حسب المفتاح الأساسي ولكن بإمكان تغيير هذا الترتيب حسب أي حقل أخر بالضغط على الحقل ومن ثم الضغط على أيقونة الترتيب التصاعدي أو التنازلي الموجودة في شريط الأدوات.