أكاديمـيـة العرضـة الجنوبيــة - ربـاع - عرض مشاركة واحدة

أضغط هنا · 31/05/2005, 07:47 PM

حل المركز:

ويتخذ هذا القرار الصعب إذا حدث وتغيب أعضاؤه عن الحضور خمس مرات متتالية، أو امتناع الأعضاء عن سداد ما عليهم لصندوق ادخار المجموعة عشر مرات متتالية، أو الذي يتركه أعضاؤه برغبتهم، أو الذي يخل أعضاؤه بسائر نظم وقواعد المصرف الأخرى، ويتخذ هذا القرار على مستوى مدير القطاع بعد رفع تقرير له من مدير المنطقة متضمنًا الوضع المالي لأعضاء المركز.

الملمح الثالث: الرقابة المالية والإدارية:

الضبط المالي والإداري هما عماد أي مؤسسة ناجحة، وبدونهما تفقد مؤسسية العمل معناها، ورغم الأهداف الاجتماعية للمصرف فلم يكن ذلك مبررًا للتهاون في هذا الأمر. وبتحليل ذلك الملمح في المصرف نجد إن الرقابة المالية والإدارية تتم لعنصرين:

- الأول: الأعضاء.

- الثاني: الموظفون.

وبتكامل هذين العنصرين ينضبط أداء المؤسسة ككل، ومن ثم يتحقق النجاح، ولتحقيق هدف الانضباط ذلك وغيره من الأهداف تم وضع الهيكل الإداري السابق ذكره، وتوزيع تلك المسئولية عليه، بداية من مسئولية رئيس المجموعة وسكرتيرها، ثم مسئولية رئيس المركز ومساعده، ثم مسئولية موظف المصرف الميداني الذي يتعامل مباشرة مع الأعضاء. ومن ثم فإن مهمة هذا الفريق الأولى:

- تحقيق انضباط الأعضاء في حضور الاجتماعات الأسبوعية وتنظيمها.

- في ضمان الانتظام في سداد أقساط القروض وصناديق الادخار.

- في ضمان تطبيق القرارات الستة عشر.

- حل المشاكل المتعلقة بخرق أيا من هذه القواعد أو النظم.

- معاقبة المخالفين بالجزاءات المنصوص عليها في لائحة المصرف.

ومهمة مدير الفرع متابعة ذلك كله، ويضاف إلى ذلك ضبط أداء الفرع بعنصرين:

أ - عنصر التوثيق: وهو أحد عناصر ضبط جودة الأداء في أي مؤسسة. ولذا يحرص عليه المصرف فلا إجراء مالي أو إداري بدون توثيق.

ب - عنصر الشفافية: فالتعاملات المالية في المصرف سواء تسليم أو تسلم الأموال تتم أمام شهود من الأعضاء. ويتم عد الأموال أكثر من مرة أمام الجميع، سواء في اجتماع المركز حيث استلام الأقساط من الأعضاء أو في مقر الفرع حيث تسليم القروض لهم، ويقوم مديرو المناطق والقطاعات بالتثبت من سير كل ذلك حسب المنصوص عليه في اللائحة، حيث يقضي مديرو القطاعات ثمانية أيام شهريًا في زيارات ميدانية لمكاتب المناطق والفروع، بما في ذلك لقاءات المراكز إضافة لورش العمل مع الأعضاء. أما مديرو المناطق فيقضون خمسة وعشرين يومًا في الشهر منغمسين في أنشطة المراكز.

مسئوليات المكتب الرئيسي:

يتكون المكتب الرئيسي من مجلس الإدارة وعدد من اللجان والأقسام الفنية، ويقوم مجلس الإدارة بالتوجيه والإشراف العام على أعمال المصرف. ولأغراض المتابعة اليومية يوكل المجلس تلك المهمة إلى رئيسه باعتباره رئيس مجلس الإدارة ManagingDirector الذي يقوم بعقد اجتماعين شهريًا لما يعرف باللجنة العليا Higher Committee التي يحيل إليها الأمور التي تحتاج إلى قرار. وتتكون اللجنة من المدير الإداري ونائبه ومديري العموم ونوابهم. ولابد للجنة أن تتخذ قراراتها بالإجماع، وهو نفس المبدأ الذي تتخذ به القرارات في مؤتمر مديري القطاعات ومؤتمر مديري المناطق. ومن ثم تخضع الأمور لمناقشات مستفيضة وصولاً للإجماع؛ ومن ثم تصير القرارات ملزمة. وتحاط اللجنة العليا بعدد من اللجان الخاصة المعنية بشئون الإمداد والتدريب والتحفيز والإنشاءات والمشتريات وغيرها من اللجان.

الوظائف الخدمية لإدارة المصرف:

(1) مراجعة الحسابات: والتي تتم من خلال ما يصل الإدارة من تقارير مالية أسبوعية ونصف شهرية وشهرية وربع سنوية، وتشمل التقارير كشف الحساب الشهري والميزانية وبيان الخسائر والأرباح، ومن هذه التقارير يتم إعداد تقرير مالي مجمع عن وضع المصرف يتم إرساله للمكاتب.

(2) إدارة صناديق القروض: ويتم ذلك من خلال متابعة التقارير الأسبوعية التي توضح الفروق بين الأقساط واجبة السداد والسداد الفعلي للقروض، وعلى الرغم من إمكانية مديري الفروع تحويلات إضافية إلا أنهم يشجعون على إدارة ما لديهم من تمويل ذاتي بكفاءة. ويلاحظ هنا أن الأموال تسلم يدًا بيد فقط في الفروع التي تتسلم تحويلاتها من فروع البنوك التجارية المتاحة في القرى، وتتم إدارة القروض عمومًا بصورة لا مركزية.

(3) المتابعة والتقييم: يقوم المصرف بهذه الوظيفة من خلال التيار المتدفق من المعلومات التي تأتي من خلال التقارير الكمية المالية والإدارية، وكذلك من خلال التقارير الحكائية Narrative Reports، ومن خلال تحليل رؤى وانتقادات كلا من العاملين و الأعضاء.

وقد تطورت تلك الوظيفة في المصرف لتصبح قسمًا مكتمل النمو عام 1986 مما أدى إلى نشوء نظام شديد الحرفية والدقة في إدارة المعلومات (Management Information System) والذي يتضمن نظامًا للإنذار المبكر (Early Warning System). والنظام ككل مبرمج على الكمبيوتر والمعلومات المجموعة تخدم بصفة خاصة في مجال الإدارة اليومية للتشغيل وفي مجال السيناريوهات المستقبلية.

كما تعطي حجم ونوعية المعلومات فرصة خاصة لفهم التغير والتطور في ريف بنجلاديش. كما يساعد تطبيق نظم الجودة والتي يركز فيها على مؤشر معدلات التوسع وكذلك المعلومات المبرمجة على الكمبيوتر في التخطيط المالي والإداري ووضع السيناريوهات المستقبلية لعمل الفروع بصفة خاصة، باعتبارها الوحدات الربحية في المصرف، وكذلك عمل القطاعات؛ مما يساعد المديرين على النظر للأمام.

وإضافة لما سبق ذكره من أدوات المتابعة والتقييم يشجع المصرف على الحوار بين الموظفين من خلال النشرة الداخلية الدورية Uddog التي تعني المبادرة، ويساهم فيها الموظفون الميدانيون بصفة رئيسية ليتشاركوا سويًا في الخبرات التي اكتسبوها من عملهم. وتتضمن النشرة:

- رؤى نقدية.

- انطباعات شخصية.

- خبرات مكتسبة.

مراقبة الحسابات: جرت العادة على أن تكون أعمال مراقبة حسابات أي مؤسسة مستقلة وخارجة عنها. وهكذا الحال في مصرف جرامين الذي يتعامل مع مراقب خارجي للحسابات. ولكن نظرًا لمتطلبات عمل المصرف شديدة الخصوصية، ووفاءً باحتياجات النمو السريع لأعمال المصرف؛ فقد استحدث المصرف مراقبة داخلية للحسابات، تؤدى بطريقة لامركزية من خلال مكتب في كل قطاع له الاستقلالية عن القطاع. وتقع مسئولية تنسيق أعمال تلك المكاتب على عاتق قسم مراقبة الحسابات بالمكتب الرئيسي. وتقوم تلك المكاتب بأعمال المراقبة على مستوى الفروع أيضًا، وتقوم بذلك في الفرع الواحد مرة كل عامين، وقد أدى وجود تلك المكاتب لانخفاض الأخطاء المحاسبية بنسبة 80 %، ويتراوح عدد الموظفين في كل مكتب بين 3 و 4 موظفين من ذوي الخبرة الميدانية، وتستمر أعمال المراقبة في الفرع الواحد حوالي عشرة أيام. وتتضمن المراقبة الميدانية في المراكز وفي منازل الأعضاء، ويعمل هؤلاء المراقبون طبقًا للائحة الرقابة المالية، وبعد أعمال المراقبة بالفرع يرفع تقرير بالنتائج لمدير القطاع الذي يرفع ملخصًا به للمدير الإداري، ويحرص فريق المراقبة قبل مغادرته للفرع على عقد لقاء مع موظفي الفرع للمناقشة حول الملاحظات، ويدوّن مسئول الفريق ما يدور من مناقشات وخاصة الإيضاحات حول ملاحظات الفريق، ويحرص المراقبون على ألا تكون هناك ملاحظات سرية.

دوائر الحركة الدائمة في المصرف: يحرص المصرف على التحريك الدائم لكل من الموظفين والأعضاء. فموظفو المصرف الميدانيون يتسلمون عشرة مراكز جديدة كل عام. ومديرو الفروع ينتقلون كل عامين أو ثلاثة إلى فروع أخرى أو يرقون. كما يحرص المكتب الرئيسي على الاستفادة من ذوي الخبرة والكفاءة في مكاتب القطاعات. وكما مر بنا فإن رؤساء المجموعات والمراكز ونوابهم يتغيرون كل عام، وهذه الحركة الدائمة لها فوائد عدة: منها التقليل من فرص المحسوبية والمجاملات وسوء التصرف لدى الموظفين ومن فرص تكوين مراكز قوى بين الأعضاء، مما يعطي العمل في المصرف مزيدًا من النقاء.