احترف الأكسس

يعتبر برنامج مايكروسوفت أكسس relational database أي قواعد بيانات تعتمد على العلاقات بين البيانات ويستخدم لإدارة المعلومات لأغراض متعددة. وتعرف قاعدة البانات على انها مجموعة من النعلومات المنظمة بطريقة ما لكي يسهل البحث وعرض المعلومة بالإضافة الى معرفة بعض الحقائق عن هذه البيانات بطريقة سهلة وميسرة.
يمكن استخدام مايكروسوفت أكسس لإدارة المعلومات الشخصية أو في الأعمال الصغيرة كما يمكن استخدامها في صفحات الإنترنت لحفظ معلومات المستخدمين.

قواعد البيانات ذات العلاقات

يتكون هذا النوع من قاعدة البيانات من أجزاء مرتبطة ومتداخلة مع بعضها البعض. ويمكن ترتيب هذه الأجزاء بحيث تقوم بعضها بإعطاء معلومات الى البعض الآخر. في أحد الأجزاء يتم تغطية نوع من البيانات مثل معلومات الطالب الشخصية ، وفي جزء أخر يتم تغطية المواد التي يأخذها هذا الطالب.
عندما تنشئ قاعدة بيانات في مايكروسوفت أكسس فإنك تنشئ ملف جديد يحتوي على عدة أجزاء وتسمى جداول (Tables) ، استعلامات (Queries) ، نماذج (Forms) ، وتقارير(Reports) .


الجداول هي العنصر الأساسي في قواعد البيانات لأنه يتم حفظ جميع البيانات بداخلها. وطبيعة عمل قاعدة البيانات يعتمد على طريقة تصميم الجداول. والتخطيط السليم لقاعدة البيانات يتطلب وجود عدة جداول في قاعدة البيانات ، لكل جدول هدف محدد. ومثال ذلك ، في قاعدة البيانات الخاصة بمكتبة فإنك تحفظ معلومات العميل الشخصية في جدول وفي جدول أخر يتم حفظ معلومات الإستعارة والتجديد وغير ذلك وجدول ثالث لحفظ معلومات الكتب.


قد تكون البيانات المحفوظة في الجداول كبيرة جدا ، ولتنظيم بياناتك فإنك قد تحتاج الى استعراض معلومات من تلك الجداول لها مواصفات معينة. والحل لهذه المشكلة هو استخدام الإستعلامات والتي تظهر لك جزء من معلومات الجداول حسب الشروط التي تضعها في الإستعلام وهذا يمكنك من سهولة البحث. مثال ذلك يمكنك استعراض السجلات للأشخاص المتزوجين فقط.


كما ذكرنا فإن الجداول تستخدم لحفظ البيانات لكن قد لا تكون هذه الجداول مناسبة لإدخال البيانات الى الجدول لذلك فإن النماذج تستخدم لإدخال البيانات الى الجداول أو الحذف والتعديل في الجداول. وبشكل عام فإن النموذج يمكنك من استعراض السجلات واحد تلو الآخر ويساعدك على تنظيم طريقة الإدخال الى الجداول.


التقارير عبارة عن صفحات منظمة لبياناتك جاهزة للطباعة. التقرير قد يحتوي على عدة أجزاء من قاعدة البيانات ومثال ذلك بيانات من الجداول والإستعلامات أو القيام بعمليات حسابية على بياناتك مثل أكبر قيمة وأصغر قيمة والمتوسط وغير ذلك.

هناك أيضا بعض الأجزاء الأخرى في مايكروسوفت أكسس والتي تعتبر متقدمة مثل:

وهذه خاصية جديدة في مايكروسوفت أكسس 2000 وهي تمكنك من نشر النماذج التي لديك على صفحات الإنترنت.


تمكنك هذه الماكروز من حفظ عمليات معينة وتنفيذها في التطبيق. ومثال ذلك قد تريد ان تفتح نموذج معين من نموذج أخر فيمكنك عمل ماكرو يقوم بفتح النموذج المطلوب وربط هذا الماكرو بأحد ازرار الأمر الموجودة على النموذج الأول. وبخلاف الوحدات النمطية (Modules) فإن الماكروز لا تحتاج الى كتابة كود.


الوحدات النمطية هي عبارة عن دوال (يكتب بها كود) تستخدم لأداء عمل معين في قاعدة بياناتك. يتم كتابتها بالفيجوال بيسك. الوحدات النمطية لها مرونة وقوة أفضل من الماكروز. ومثال ذلك هو عمل دالة تقوم بطباعة فاتورة في محل معين.

يوضح الشكل التالي الشاشة الرئيسية لمايكروسوفت أكسس 2000 بعد انشاء ملف قاعدة البيانات والتي تقوم بعرض جميع عناصر القاعدة على اليسار. عندما تقوم بالضغط على أحد العناصر الخمسة الموجودة على اليسار فسيظهر على اليمين جميع الكائنات المتعلقة بالعنصر على اليسار وتستطيع فتح أي من الكائنات بالضغط مرتين عليه.

هذه بعض التعريفات التي سوف تساعدك بفهم بعض المصطلحات في قواعد البيانات:

[list][*]

DataBase Management System - DBMS :
مجموعة من البيانات المرتبطة مع بعضها البعض والبرامج التي تتعامل مع هذه البيانات.

[*]

DataBase:
او قاعدة البيانات وهي التي تحتوي على الجداول والنماذج والبيانات والإستعلامات.

[*]

DatabaseTable:
هي مجموعة المعلومات التي تخص جزء (entity) معين. الجدول قد يمثل نظام ادارة المخازن مثلا أو العقارات في نظام ادارة العقارات.. الخ.

[*]

Record السجل:
المعلومات المرتبطة بجزئية واحدة مثل عميل واحد أو طالب واحد. في جدول العملاء مثلا كل سجل يمثل معلومات عن عميل زاحد. في جدول الطلاب كل سجل يمثل معلومات طالب محدد.

[*]

Field الحقل:
: هذا قسم فرعي من السجل. كل جدول في قاعدة البيانات تنقسم الى عدة حقول. الحقل مثلا في جدول العملاء قد يكون الإسم أو العنوان أو المدينة أو رقم الهاتف وغير ذلك. والحقول في قاعدة بيانات العقارات تكون اسم المالك أو عنوانه أو عدد غرف النوم وغير ذلك من الحقول.

[*]

Field Name اسم الحقل:
يوجد لكل حقل اسم خاص به. هذا الإسم عبارة عن متغير مربوط بهذا الحقل ومن الأفضل ان يكون له معنى يوضح نوعية الحقل كما يفضل استخدام أسماء بأحرف انجليزية كبيرة وصغيرة لكي يوضح معنى الحقل. مثال ذلك حقل الإسم الأول يمكن تسميته ب FirstName أو First_Name وهكذا.

[*]

Field Data Type نوعية الحقل:
كل حقل يحتفظ بنوعية بيانات معينة تسمى data type. هذه البيانات قد تكون أحرف أو أرقام فقط أو تاريخ. وهي تقوم بتهيئة الحقل لإستقبال نوع معين من البيانات.

[*]

Text Data Type بيانات نصية:
يهيئ الحقل لكي يستقبل Ascii أي الأحرف والأرقام من لوحة المفاتيح. فاذا كانت نوع البيانات المدخلة هي من الأحرف أو الأرقام أو + ، - @ ، # ، $ ، % ، ^ ،& ، * فإن البيانات النصية هي النوع المناسب لذلك.

[*]

Yes/No Data Type بيانات نعم أو لا:
هذه تسمى البيانات المنطقية وهي تهيئ الحقل لكي يستقبل بيانات من نوع نعم/لا أو صواب/خطأ.

[*]

Date Data Type حقول التاريخ:
يهيئ الحقل لكي يستقبل تواريخ بالشكل 12-12-1422 مثلا.

[*]

Numeric Data Type الحقول الرقمية:
تهيئ الحقول لإستقبال بيانات رقمية. ينم حفظ الأرقام بطريقة النظام الثنائي في الكمبيوتر ولذلك يتم حفظ الأرقام الصحيحة بطريقة مختلفة عن الكسور العشرية. كما أن الأرقام الكبيرة وذات الدقة العالية تحتاج الى مساحة أكبر لحفظها. يتعين على مصمم قاعدة البيانات تحديد نوعية الحقل الرقمي الذي يمكنه حفظ جميع الأرقام المتوقعة لقاعدة بياناته. وانواع البيانات الرقمية هي:

[list][*]

Numeric [Byte] Data Type:وهي التي تخزن الأرقام من صفر-255.

[*]

Numeric [Integer] Data Type:تستخدم لتخزين الأرقام من -32768 وحتى 32767

[*]

Numeric [Long Integer] Data Type: تحفظ الرقام من -2,147,483,648 وحتى 2,147,483,647.

[*]

Numeric [Single] Data Type: الأرقام العلمية بدقة حتى 6 خانات.

[*]

Numeric [Double] Data Type: الأرقام العلمية بدقة حتى 12 خانات.

[*]

Memo Data Type: هذا غير محدود الحجم ويتم عادة حفظه في ملف منفصل عن الجدول.

[/list][/list]

تستطيع انشاء قاعدة بيانات لتخزين معلومات التعداد السكاني مثلا ومن ثم مقارنتها مع نتائج التعداد لسنوات ماضية ومعرفة التغير السكاني في المدن.

لإنشاء قاعدة البيانات

[list][*]

أبدأ مايكروسوفت أكسس 2000. (ابدأ - البرامج - MSAccess 2000)

[*]

من صندوق الحوار الذي يظهر لك اختر قاعدة بيانات خالية Blank Access database ومن ثم اضغط ok.

[*]

في نافذة أختيار موقع الملف الجديد أختر الدليل الذي تريد حفظ الملف فيه.

[*]

اضغط الزر أنشاء create.

[/list]

استكشاف الجداول

الخطوة الأولى التي تقوم بها هي أضافة جداول جديدة. تستخدم الجداول لحفظ جميع البيانات التي في قاعدة بياناتك. كل صف في الجدول يمثل سجل وكل سجل مقسم الى حقول. مثال ذلك بالنسبة لمشروع التعداد السكاني فإن كل سجل يمثل معلومات منزل معين وأحد الحقول في هذا الجدول قد يمثل عدد سكان المنزل.

استعراض الجداول

هناك طريقتان لإستعراض الجداول وهي : على هيئة صفحة بيانات (Datasheet view) او وضع التصميم (Design view). عندما تضغط مرتين على الجدول في مايكروسوفت أكسس 2000 يتم عرض الجدول في وضع صفحة البيانات. يتم استخدام صفحة البيانات عندما تريد ادخال أو تعديل أو حذف بيانات من الجدول ، تستطيع أيضا تغيير طريقة عرض الحقول وترتيبها.

[list][*]

وضع استعراض البيانات

[*]

وضع التصميم

[/list]

انشاء جداول

سوف تجد ثلاث طرق لإنشاء الجداول:

[list][*]

انشاء بواسطة وضع التصميم.

[*]

انشاء بواسطة wizard.

[*]

انشاء بواسطة ادخال البيانات.

من الأفضل استخدام wizard اذا كنت لست خبيرا في مايكروسوفت أكسس 2000 بعد لإنشاء جداولك. يساعدك ال wizard لتنظيم معلوماتك بواسطة اعطائك عينات لأسماء حقول بحيث تضيفها الى جدولك وكذلك يقوم بتعيين مفتاح أساسي لكل سجل. ولإنشاء جدول بهذه الطريقة أتبع الخطوات التالية:

[/list][list][*]

في مربع الكائنات الخاص بقاعدة بياناتك اضغط على جداول (Tables).

[*]

اضغط مرتين على Create table by using wizard. سيفتح لك مربع حوار الخاص بذلك.

[*]

أضغط على قائمة Sample Tables واخيتر اي من الجداول الموجودة ثم استعرض الحقول الموجودة في القائمة الأخرى والمسماة قائمة الحقول Sample Fields.

[*]

عندما تجد حقل مناسب لقاعدة بياناتك اضغط عليه مره واحدة ومن ثم اضغط الزر الذي يحتوي على علامة > لكي تضيف الخقل الى قائمة الحقول لديك في الجدول.

[*]

اذا أضفت حقل بالخطأالى قائمة الحقول في جدولك فاضغط عليه بالماوس مرة واحدة ومن ثم اضغك الزر المكتوب عليه < لكي يتم الغاءة من القائمة.

[*]

عندما تنتهي من هذه العملية اضغط زر التالي (Next).

[*]

سيضيف لك ال wizard اسما تلقائيا للجدول، يمكنك تغييرة الى الإسم الذي تريد.

[*]

تأكد ان مربع الخيار الذي يمكن ال wizard من انشاء مفتاح أساسي قد أختيروبعد ذلك اضغط التالي.

[*]

اضغط الزر أنهاء Finish.

[/list]

التحرك داخل الجدول

قبل عملية ادخال البيانات في الجدول يجب أن تعرف كيف يمكنك التنقل داخل الجدول. يمكنك التنقل في الجدول بواسطة المفاتيح TAB او مفاتيح الأسهم او مفاتيح HOME, END, PAGE UP, PAGE DOWN.

<LI>

التحرك داخل السجل
1 لاختيار أي حقل .. أضغط عليه بالماوس
2 لتتحريك الى حقل الى اليمين اضغط مفتاح الجدولة TAB.
3 لتتحرك لحقل الى اليسار أضغط Shift+TAB.
4 للتحرك الى أول حقل في السجل الحالي أضغط HOME.
5 للتحرك الى أخر حقل في السجل الحالي اضغط END.

<LI>

التحرك من سجل لآخر
1 للتحرك للسجل التالي اضغط زر السهم المتجه لليمين بجانب كلمة Record.
2 للتحرك للسجل التالي اضغط زر السهم المتجه لليسار بجانب كلمة Record.
3 للتحرك لأول سجل أو أخر سجل أضغط زر السهم للسجل الأول أو الأخير الموجود بجانب كلمة Record.
4 للتحرك صفحة واحدة للأسفل اضغط PAGE DOWN.
5 للتحرك صفحة واحدة للأعلى اضغط PAGE UP.

تحويل الجدول الى وضع التصميم

اذا أردت اضافة حقول جديدة على الجدول أو تعديل حقول موجودة او حذفها فإنك ستحتاج الى فتح الجدول في وضع التصميم. ويتم ذلك عن طريق أختيار الجدول من اللوحة الرئيسية ومن ثم الضغط على زر تصميم (Design) أو اذا كان الجدول مفتوح فيمكنك ضغط ايقونة تصميم في الجزء الأيسر العلوي من الشاشة.

أضافة حقل للجدول

1 افتح الجدول في وضع التصميم
2 أضغط على أول صف فارغ في عمود أسم الحقل (Field Name).
3 أكتب أسم الحقل. أضغط زر السهم السفلي للإنتقال الى السطر الثاني لإذا كنت تريد حقل أخر.
4 اذا أردت نقل أحد الحقول الى مكان أخر قيمكنك الضغط على الحقل لإختيارة ثم سحبة الى المكان الجديد.
5 بعد الإنتهاء من الإضافة أحفظ الجدول ثم أغلقه.

ولكي تحذف حقل من الجدول أضغط على المربع الأيسر في الصف الذي يوجد به هذا الحقل ثم اضغط على مفتاح Delete.

لإعادة تسمية حقل

1 افتح الجدول في وضع التصميم
2 أختر الصف الذي يحتوي على الحقل المراد تغييره بالضغط عليه.
3 أكتب اسم الحقل في مربع الإسم في جدول الخصائص في الأسفل
4 أحفظ وأغلق الجدول.


بوجود خاصية التصحيح التلقائي فإن اسم الحقل يتم تغييره في جميع التقارير والإستعلامات والنماذج التي تأخذ معلوماتها من هذا الجدول.

تغيير نوعية الحقل

1 افتح الجدول في وضع التصميم.
2 اضغط بالماوس على عمود نوعية بيانات الحقل (data type) للصف الذي تريد تغيير نوعية الحقل له.
3 اضغط على سهم القائمة المنسدلة لكي يظهر لك أنواع البيانات الممكنة للحقل.

4 اختر نوعية الحقل من القائمة المنسدلة.
5 أحفظ أغلق الجدول.

تغيير خصائص الحقل

يتم تعيين عدد من الخصائص لكل حقل في الجدول وهذه الخصائص تحدد حجم الحقل وكيف يظهر و اسمه الذي يستخدم من خلال الكود بالإضافة الى أشياء أخرى. يتم تعديلها عن طريق فتح الجدول في وضع التصميم كالتالي:
1 افتح الجدول في وضع التصميم.
2 أختر الحقل المراد تغيير خصائصة.
3 أضغط على زر الجدولة العام في الخصائص في أسفل الشاشة (General Tab).
4 أضغط الخاصية التي تريد تغييرها واكتب التغيير المناسب كالتالي

[list][*]

أكتب رقم في خاصية حجم الحقل لتحديد اكبر عدد من الحروف يمكن كتابنه في ذلك الحقل.

[*]

أختر نعم أو لا في الخاصية Field Required لتحديد ما أذا كانت البيانات يجب أن تدخل لهذا الحقل في كل سجل.

[*]

اكتب عنوان الحقل في خاصية Caption والذي يظهر في الجداول في وضع العرض.

[/list]

5 بعد التعديل في الخصائص ، أحفظ وأغلق الجدول.

أضافة بيانات الى الجدول

[list][*]

افتح الجدول في وضع جدول بيانات Datasheet view. أضغط زر الجدولة Tab للإنتقال من حقل المفتاح الساسي الى الحقل التالي لأنه لا يمكنك اضافة بيانات الى الحقل الأساسي حيث أن مايكروسوفت أكسس 2000 يقوم بذلك تلقائيا.

[*]

اكتب البيانات الذي تريد للحقل، في هذه الأثناء سيضع مايكروسوفت أكسس تلقائيا رقم لهذا الحقل وسيضيف حقلا أخر جديدا للجدول.

[*]

اضغط زر الجدولة للتحول الى الحقل التالي واكتب البيانات المطلوبة لذلك الحقل. وبإمكانك ترك بعض الحقول خالية الا اذا كان من خصائص ذلك الحقل انه مطلوب.

[*]

عندما تصل الى اخر حقل اضغط زر الجدولة Tab وسوف ينتقل الى الحقل التالي.

[*]

أذا انتهيت من اضافة البيانات أغلق الجدول.

[/list]

حذف بيانات من الجدول

قد تحتاج الى حذف بعض السجلات لعدم حاجتك لها وطريقة ذلك سهلة جدا: لحذف سجل كاملا تأكد انك في وضع جدول البيانات Datasheet View ومن ثم اضغط على الزر المربع في يمين السجل لكي يختار لك كامل السجل ومن ثم اضغط على مفتاح Delete في لوحة المفاتيح.

[list][*]

لحذف حقل كامل من الجدول اذهب الى وضع التصميم و اختر الحقل ثم اضغط Delete.

[/list]

ترتيب السجلات

يعرض مايكروسوفت أكسس البيانات مرتبة حسب المفتاح الأساسي ولكن بإمكان تغيير هذا الترتيب حسب أي حقل أخر بالضغط على الحقل ومن ثم الضغط على أيقونة الترتيب التصاعدي أو التنازلي الموجودة في شريط الأدوات.