خطوات نحو إدارة أفضل للوقت

خطوات نحو إدارة أفضل للوقت

إدارة الوقت فن من يجيده يستطيع أن ينجح في حياته وفي عمله. ولتحقيق إدارة جيدة للوقت لا بدّ من اتباع بعض الخطوات والمبادىء، وهي كما يلي:

أولا: اعرف كلّ شيء عن وقتك:
على الفرد أن يحمل معه جدولاً زمنياً، يسجّل فيه المهام والأنشطة التي يقوم بها، وهذا الجدول مقسّم إلى فترات بين 15 و20 دقيقة. ويستطيع فيما بعد أن يقوم بجمع البيانات وتحليلها لمعرفة كيفيّة استخدام الوقت.

ثانيا: حدّد مضيّعات الوقت:
من تحليل جدول الوقت الذي سبق ذكره يمكن معرفة مضيّعات الوقت، وعلى هذا يحتاج الشخص إلى سؤال نفسه:
- أيّ مضيّع من مضيّعات الوقت ينبع من أسلوبي الخاص في الإدارة؟
َ- أيّ مضيّع من مضيّعات الوقت يسبّبه الآخرون؟
َ- أيّ مضيّع من مضيّعات الوقت يمكن القضاء عليه أو التحكّم فيه؟

ثالثاً : حدّد الهدف واكتب الأولويات:
بعد معرفة مضيّعات الوقت ينبغي أن يختار الشخص خمسة أو ستّة منها يرغب في تصحيحها حسب أولويّتها.

رابعاً : أعدّ خطط العمل:
على الشخص أن يقوم بإعداد قائمة بالمهام الضروريّة لتحقيق الأهداف، وتُسمّى هذه خطّة عمل، وتحتوي على دليل للنتائج المرغوبة. يجب تحديد خطوات العمل وتحديد الوقت اللاّزم لها لإنتاج قياس لمدى التقدم.

خامساً: وزّع وخصّص الأوقات:
وهو من أهمّ الأمور في تحديد الوقت لكلّ مهمّة من المهام، ووظيفتها أن تجعل الوقت أكثر إنتاجاً وفائدة بواسطة الجدولة الصحيحة للمهام. وعند القيام بتحديد الوقت ينبغي القيام بما يلي:
- ضع دائماً الجدول أمامك مكتوباً.
- ركّز على الأهداف المهمّة والمهام ذات الأولوية.
- أعدّ جدولاً بالأحداث والأنشطة الرئيسية.
- ضع المهام الصعبة في الجدول مع بداية اليوم.
- حدّد في الجدول وقتاً هادئاً للعمل.
- اجمع المهام والأنشطة المتشابهة معاً إن أمكن.
- أعطِ الوقت الكافي للقيام بكل مهمّة.
- لا تملأ جدول العمل كثيراً.
- اسمح ببعض المرونة التي تتيح التعامل مع الأحداث غير المتوقعة.
- خصّص لنفسك وقتاً للتفكير.